A Análise SWOT é uma ferramenta clássica da administração que significa em inglês:  Strengths (pontos fortes), Weaknesses (pontos fracos), Opportunities (oportunidades para o negócio) e Threats (ameaças para o negócio).

O objetivo da análise SWOT é identificar e listar todos os pontos fortes, pontos fracos, as oportunidades e as ameaças de uma empresa.

O benefício da Análise SWOT é fornecer uma lista concreta de informações valiosas para que o time de projeto possa organizar um plano de ação para reduzir riscos e aproveitar oportunidades. Também possibilita identificar a criticidade dos fatores de riscos, a partir da identificação dos pontos fracos, fortes, oportunidades e ameaças referentes ao projeto.

Um fator de risco é qualquer evento que pode prejudicar, total ou parcialmente, as chances de sucesso de um projeto, e um risco é a probabilidade de que esse fator de risco venha a ocorrer de fato.

No geral, os pontos fortes e fracos são fatores internos, ou seja, estão dentro da própria empresa. Já as oportunidades e ameaças tem origem externa na maioria dos casos.

A análise do ambiente interno é que determina suas forças e fraquezas. E a análise do ambiente externo é que possibilita a definição das oportunidades e ameaças.

Ambiente interno: usualmente o ambiente interno é definido como aquele sobre o qual a empresa tem controle. Isto é, tem como agir sobre ele. É neste domínio que podem ser encontradas as forças e as fraquezas de uma organização em relação ao projeto.

Uma patente, por exemplo, não está dentro da empresa, mas a empresa tem controle sobre ela. Portanto, todos os fatores sobre os quais é possível intervir são parte do ambiente interno, como seu pessoal, maquinário, políticas de vendas, tecnologias empregadas, softwares e sistemas de gestão, frotas de veículos, rede de filiais, carteiras de clientes, a cultura organizacional, capacidade de investimento etc.

Strengths (Forças, pontos fortes)

São elementos e características de seu ambiente interno que representam uma vantagem sobre a concorrência.

Por exemplo: um hotel que tem uma excelente localização de frente para o mar e com facilidade de acesso pode considerar isso como forças. Da mesma forma, um hospital que tem um corpo médico extremamente qualificado, assim como uma marca de roupas prestigiada e desejada pelo público têm nessas características exemplos de forças.

Alguns exemplos de pontos fortes são:

• Produto com qualidade superior;
• Produto com melhor preço;
• Atendimento elogiado pelos clientes;
• Equipe unida, motivada e de alta produtividade;
• Ativos importantes como máquinas e imóveis;
• Boa localização;
• Bons fornecedores;
• Bons processos.

Weaknesses (Fraquezas, pontos fracos)

De forma análoga às forças, as fraquezas são características e elementos do ambiente interno que desfavorecem a organização e o projeto em relação à concorrência.

Imagine uma fábrica de alimentos que se localiza muito distante dos grandes centros de distribuição e por isso tem custos de transporte elevados, ou uma empresa aérea que tem uma frota de aeronaves antiga e por esse motivo tem mais gastos de manutenção e problemas de atrasos em seus voos.

Perceba que nesses dois exemplos a empresa tem controle sobre essas fraquezas e pode tentar mudar isso de alguma forma, mesmo que seja algo muito caro e complexo, como nesses dois casos.

Alguns exemplos de fraquezas:

• Equipe mal treinada ou desmotivada;
• Falta de organização e documentação de processos;
• Sistemas de gestão não atende as necessidades da indústria;
• Falta de padronização no processo produtivo;
• Ausência de controle da qualidade no processo produtivo;
• Perdas no processo produtivo;
• Falta de organização e controle no estoque.

Perguntas para descobrir forças e fraquezas:

• Como a qualidade de nosso pessoal pode ser uma vantagem (ou desvantagem) competitiva?
• Como a nossa competência em gestão e qualidade dos líderes pode ser uma vantagem (ou desvantagem) competitiva?
• Como a nossa infraestrutura pode ser uma vantagem (ou desvantagem) competitiva?
• Como a nossa tecnologia pode ser uma vantagem (ou desvantagem) competitiva?
• Como a nossa localização pode ser uma vantagem (ou desvantagem) competitiva?
• Como a nossa marca pode ser uma vantagem (ou desvantagem) competitiva?
• Como a nossa estrutura de capital pode ser uma vantagem (ou desvantagem) competitiva?
• Como a nossa cadeia de suprimentos pode ser uma vantagem (ou desvantagem) competitiva?
• Como a nossa cadeia de distribuição pode ser uma vantagem (ou desvantagem) competitiva?

O ambiente externo engloba fatores sobre os quais a empresa não tem controle, como o clima, taxa de juros, mudanças de legislação, câmbio, desastres naturais, políticas ambientais, guerras, embargos econômicos, crises econômicas, eleições etc.

Opportunities (oportunidades para o negócio)

Sempre que um fator externo cria um cenário favorável para a empresa, ele representa uma oportunidade.

A Copa do mundo de 2014 foi um bom exemplo de oportunidade para hotéis, restaurantes e companhias aéreas durante o período dos jogos.

Alguns exemplos de oportunidades:

• Desenvolvimento de novos produtos e serviços;
• Expansão da carteira de clientes e setores da economia atendidos;
• Incentivos governamentais para o seu setor;
• Incentivos governamentais para os setores de seus clientes;
• Mudanças no planejamento tributário;
• Novas tecnologias disponíveis;
• Redução de barreiras comerciais internacionais;
• Crescimento da economia;
• Investimentos externos;
• Ampliação de crédito dos seus potenciais clientes.

Threats (ameaças para o negócio)

As ameaças representam todos os elementos ou conjunturas que criam um ambiente desfavorável para a empresa e projeto, e sobre os quais a empresa não tem controle.

No caso de um hotel, uma temporada de fortes tempestades e clima ruim são ameaças, assim como o aumento do preço dos combustíveis e do dólar são ameaças para a companhia aérea.

Alguns exemplos de ameaças:

• Novos e maiores concorrentes;
• Perda de colaboradores fundamentais;
• Mudança de leis e tributos;
• Falsificação dos seus produtos;
• Mudanças cambiais impactantes;
• Mudanças na regulamentação de importação e exportação;
• Retração da economia;
• Inovações disruptivas no seu segmento de negócios;
• Fim de incentivos governamentais.

Perguntas para descobrir oportunidades e ameaças:

Normalmente as perguntas sobre oportunidades e ameaças estão relacionadas a seis áreas temas principais: políticos, econômicos, sociais, tecnológicos, ambientais e legais.

Assim, as perguntas podem ser:

• Que fatores políticos podem significar uma ameaça para meu negócio?
• Que fatores econômicos podem significar uma ameaça para meu negócio?
• Que fatores sociais podem significar uma ameaça para meu negócio?
• Que fatores tecnológicos podem significar uma ameaça para meu negócio?
• Que fatores ambientais podem significar uma ameaça para meu negócio?
• Que fatores legais podem significar uma ameaça para meu negócio?

 

 

Preencher a análise SWOT não é o fim do processo. Após preencher os dados, o próximo passo é identificar as prioridades e definir um plano de ação para mitigar os pontos fracos, reduzir o risco das ameaças e aproveitar os pontos fortes e oportunidades.

Com o plano de ação definido, basta atribuir as responsabilidades e prazos para execução das ações e acompanhar o andamento da execução das ações periodicamente.