El Análisis DAFO es una herramienta de gestión clásica que significa: Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas.

El objetivo del análisis DAFO es identificar y enumerar todas las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de una empresa.

El beneficio del análisis DAFO es proporcionar una lista concreta de información valiosa para que el equipo del proyecto pueda organizar un plan de acción para reducir los riesgos y aprovechar las oportunidades. También permite identificar la criticidad de los factores de riesgo, a partir de la identificación de debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas relacionadas con el proyecto.

Un factor de riesgo es cualquier evento que pueda perjudicar, total o parcialmente, las posibilidades de éxito de un proyecto, y un riesgo es la probabilidad de que este factor de riesgo ocurra realmente.

En general, las fortalezas y debilidades son factores internos, es decir, están dentro de la propia empresa. Las oportunidades y amenazas, por otro lado, se originan externamente en la mayoría de los casos.

El análisis del entorno interno es lo que determina sus fortalezas y debilidades. Y es el análisis del entorno externo el que permite definir oportunidades y amenazas.

Entorno interno: Por lo general, el entorno interno se define como aquel sobre el que la empresa tiene control. Es decir, puedes actuar en consecuencia. Es en este dominio donde se pueden encontrar las fortalezas y debilidades de una organización en relación con el proyecto.

Una patente, por ejemplo, no está dentro de la empresa, pero la empresa tiene control sobre ella. Por lo tanto, todos los factores sobre los que es posible intervenir forman parte del entorno interno, como su personal, maquinaria, políticas de ventas, tecnologías empleadas, software y sistemas de gestión, flotas de vehículos, red de oficinas, carteras de clientes, cultura organizacional, capacidad de inversión, etc.

Fortalezas

Estos son elementos y características de su entorno interno que representan una ventaja sobre la competencia.

Por ejemplo, un hotel que tiene una excelente ubicación frente al mar con fácil acceso puede considerar esto como fortalezas. De la misma manera, un hospital que cuenta con un personal médico sumamente calificado, así como una prestigiosa marca de ropa deseada por el público, tienen en estas características ejemplos de fortalezas.

Algunos ejemplos de fortalezas son:

• Producto de primera calidad;
• Producto con el mejor precio;
• Servicio elogiado por los clientes;
• Equipo unido, motivado y altamente productivo;
• Activos importantes como maquinaria e inmuebles;
• Buena ubicación;
• Buenos proveedores;
• Buenos procesos.

Debilidades

De manera análoga a las fortalezas, las debilidades son características y elementos del entorno interno que ponen en desventaja a la organización y al proyecto en relación con la competencia.

Imagínese una fábrica de alimentos que se encuentra muy lejos de los grandes centros de distribución y por lo tanto tiene altos costos de transporte, o una aerolínea que tiene una flota antigua de aviones y por lo tanto tiene más gastos de mantenimiento y problemas con retrasos en sus vuelos.

Nótese que en estos dos ejemplos la empresa tiene control sobre estas debilidades y puede intentar cambiar esto de alguna manera, aunque sea algo muy costoso y complejo, como en estos dos casos.

Algunos ejemplos de debilidades:

• Personal mal capacitado o desmotivado;
• Falta de organización y documentación de los procesos;
• Los sistemas de gestión no satisfacen las necesidades de la industria;
• Falta de estandarización en el proceso de producción;
• Falta de control de calidad en el proceso de producción;
• Pérdidas en el proceso de producción;
• Falta de organización y control en el inventario.

Preguntas para descubrir fortalezas y debilidades:

• ¿Cómo puede la calidad de nuestra gente ser una ventaja (o desventaja) competitiva?
• ¿Cómo puede nuestra competencia en gestión y calidad de líderes ser una ventaja (o desventaja) competitiva?
• ¿Cómo puede nuestra infraestructura ser una ventaja (o desventaja) competitiva?
• ¿Cómo puede nuestra tecnología ser una ventaja (o desventaja) competitiva?
• ¿Cómo puede nuestra ubicación ser una ventaja (o desventaja) competitiva?
• ¿Cómo puede nuestra marca ser una ventaja (o desventaja) competitiva?
• ¿Cómo puede nuestra estructura de capital ser una ventaja (o desventaja) competitiva?
• ¿Cómo puede nuestra cadena de suministro ser una ventaja (o desventaja) competitiva?
• ¿Cómo puede nuestra cadena de suministro ser una ventaja (o desventaja) competitiva?

El entorno externo engloba factores sobre los que la empresa no tiene control, como el clima, los tipos de interés, los cambios en la legislación, el cambio de divisas, los desastres naturales, las políticas medioambientales, las guerras, los embargos económicos, las crisis económicas, las elecciones, etc.

Oportunidades

Siempre que un factor externo crea un escenario favorable para la empresa, representa una oportunidad.

La Copa del Mundo de 2014 fue un buen ejemplo de una oportunidad para hoteles, restaurantes y aerolíneas durante el período de los juegos.

Algunos ejemplos de oportunidades:

• Desarrollo de nuevos productos y servicios;
• Ampliación de la cartera de clientes y sectores de la economía atendidos;
• Incentivos gubernamentales para su industria;
• Incentivos gubernamentales para los sectores de sus clientes;
• Cambios en la planificación fiscal;
• Nuevas tecnologías disponibles;
• Reducción de las barreras al comercio internacional;
• Crecimiento de la economía;
• Inversiones extranjeras;
• Ampliación del crédito de sus clientes potenciales.

Amenazas para el negocio

Las amenazas representan todos los elementos o coyunturas que crean un entorno desfavorable para la empresa y el proyecto, y sobre los que la empresa no tiene control.

En el caso de un hotel, una temporada de tormentas severas y mal tiempo son amenazas, al igual que el aumento de los precios del combustible y el dólar son amenazas para la aerolínea.

Algunos ejemplos de amenazas:

• Competidores nuevos y más grandes;
• Pérdida de empleados clave;
• Cambio de leyes e impuestos;
• Falsificación de sus productos;
• Cambios en el tipo de cambio impactantes;
• Cambios en las regulaciones de importación y exportación;
• Desaceleración de la economía;
• Innovaciones disruptivas en su segmento de negocio;
• Fin de los incentivos gubernamentales.

Preguntas para descubrir oportunidades y amenazas:

Por lo general, las preguntas sobre oportunidades y amenazas están relacionadas con seis áreas temáticas principales: política, económica, social, tecnológica, ambiental y legal.

Así, las preguntas pueden ser:

• ¿Qué factores políticos podrían suponer una amenaza para mi negocio?
• ¿Qué factores económicos podrían suponer una amenaza para mi negocio?
• ¿Qué factores sociales podrían suponer una amenaza para mi negocio?
• ¿Qué factores tecnológicos podrían suponer una amenaza para mi negocio?
• ¿Qué factores ambientales podrían representar una amenaza para mi negocio?
• ¿Qué factores legales podrían representar una amenaza para mi negocio?

 

 

Completar el análisis FODA no es el final del proceso. Una vez que haya completado los datos, el siguiente paso es identificar las prioridades y definir un plan de acción para mitigar las debilidades, reducir el riesgo de amenazas y aprovechar las fortalezas y oportunidades.

Con el plan de acción definido, basta con asignar las responsabilidades y plazos para la ejecución de las acciones y monitorear el avance de la ejecución de las acciones periódicamente.