O Project Model Canvas é considerado um método colaborativo pleno, no qual todos os stakeholders do projeto participam com proatividade, suprimindo a tão conhecida burocracia e o excessivo preenchimento de documentos desnecessários.

Permite entender e controlar a relação entre as diversas áreas do projeto, de modo a evitar desorganização e erros, e é considerado uma metodologia de gestão de projetos que consiste em agrupar e relacionar as diversas áreas de um projeto de forma visual, utilizando um quadro e post-its.

O primeiro modelo de canvas utilizado dentro das empresas foi criado pelo suíço Alexandre Osterwalder, o Business Model Canvas. O modelo foi se popularizando pelo mundo corporativo e tem diversas aplicações.

Baseado no Business Model Canvas, foi criado o Project Model Canvas, mais voltado para o gerenciamento de projetos (José Finocchio).

O Project Model Canvas não substitui, necessariamente, um documento formal com o planejamento, mas ajuda a realizá-lo efetivamente de forma mais democrática.

Estruturação

O PM Canvas consiste em um conjunto de 13 blocos para definir o projeto. Cada bloco representa uma área do projeto, e esses blocos estão diretamente relacionados aos blocos vizinhos.

Com essa relação entre os blocos, fica mais fácil encontrar inconsistências no projeto e identificar os impactos que as alterações em uma área causam nas áreas relacionadas.

O planejamento do projeto pode ocorrer com maior participação dos envolvidos e, para isso, basta que todos discutam as ideias e coloquem aquilo que foi estabelecido em post-its, que serão colados no quadro, das justificativas aos custos (13 blocos).

Esses 13 blocos estão estruturados em 5 colunas fundamentais para um projeto: “Por quê?”, “O quê?”, “Quem?”, “Como?” e “Quando e Quanto?”

Por quê?

Essa coluna é composta pelos blocos de justificativas, objetivos e benefícios. Ao integrar os três blocos nessa coluna, é necessário que eles façam sentido e respondam ao porquê da realização do projeto, esclarecendo seu propósito.

Por exemplo, no projeto de reforma estrutural de um prédio comercial, uma justificativa pode ser que há riscos à segurança dos funcionários devido às condições em que ele se encontra. O objetivo específico poderia ser reparar danos estruturais antigos e substituir pontos deficientes por outros mais seguros e modernos. Entre os benefícios, poderíamos incluir a diminuição dos riscos de acidentes com funcionários e de possíveis processos judiciais decorrentes de tais situações.

As justificativas devem apresentar problemas a serem solucionados com os objetivos. Com a realização do projeto, é preciso haver benefícios consistentes e que solucionem os problemas encontrados nas justificativas. Se não for possível relacionar esses três blocos, significa que há inconsistências no porquê da realização do seu projeto.

O quê?

A coluna “o quê” diz respeito àquilo que será realizado no projeto. Ela é composta pelos blocos produto e requisitos, e responde o que será feito ao longo do projeto ou do produto que surgirá a partir da sua conclusão. Lembre-se de verificar se os objetivos estão condizentes com o produto gerado e se ele atende às necessidades dos stakeholders.

Quem?

A coluna “quem” é composta pelos Stakeholders externos e pela equipe.  Ela responde quem está dentro do projeto e quem fornece os subsídios para a realização do mesmo.

Um projeto é realizado por pessoas. É preciso garantir que há responsáveis para todas as atividades e que não há lacunas entre coisas que precisam ser feitas e os recursos humanos necessários para tal.

Como?

A coluna “como” nada mais é do que o grupo de blocos que detalham o trabalho que será realizado no projeto e em quais condições ele ocorrerá, quase como o escopo. Essa coluna é composta pelo bloco das premissas, dos grupos de entregas e das restrições.

Quando e Quanto?

O bloco dos riscos, da linha do tempo e dos custos compõe a coluna quando e quanto. Trata-se da coluna da programação, que deixa claro quando o projeto será entregue e quanto ele custará, além dos riscos aos quais o projeto está ou estará exposto ao longo do seu ciclo de vida e que podem alterar os prazos e orçamentos previstos.

Benefícios de utilizar o Project Model Canvas:

• Facilita na compreensão do projeto, pois é uma abordagem mais colaborativa, onde a equipe participa da construção do plano colando os post-its e ajudando a planejar o projeto.
• Facilita a identificação de problemas, explicitando de forma visual a relação de dependência entre as diversas áreas do projeto. Isso permite identificar problemas e inconsistências muito mais rapidamente na hora do planejamento.
• Melhora na comunicação entre os envolvidos no projeto, pois permite melhor compreensão e diálogo com maior prioridade entre os membros da equipe do projeto. Além disso, como o canvas pode ficar exposto e acessível para todos (gestão visual), é muito mais fácil para a equipe saber e lembrar quando houver qualquer tipo de alteração no planejamento.
• Aumento da objetividade na hora de criar tarefas, pois o modelo de quadro com post its favorece isso, permitindo ser facilmente movidos de uma coluna para outra ou removidos no caso de alterações no projeto.