El Project Model Canvas se considera un método colaborativo completo, en el que todas las partes interesadas del proyecto participan de forma proactiva, eliminando la conocida burocracia y el llenado excesivo de documentos innecesarios.

Permite comprender y controlar la relación entre las distintas áreas del proyecto, con el fin de evitar desorganizaciones y errores, y se considera una metodología de gestión de proyectos que consiste en agrupar y relacionar las diversas áreas de un proyecto de forma visual, utilizando un tablero y post-its.

El primer modelo de lienzo utilizado dentro de las empresas fue creado por el suizo Alexandre Osterwalder, el Business Model Canvas. El modelo se ha popularizado en el mundo corporativo y tiene varias aplicaciones.

A partir del Business Model Canvas, se creó el Project Model Canvas, más enfocado a la gestión de proyectos (José Finocchio).

El Project Model Canvas no sustituye necesariamente un documento formal por una planificación, pero ayuda a llevarla a cabo de forma efectiva y más democrática.

Estructuración

El PM Canvas consta de un conjunto de 13 bloques para definir el proyecto. Cada bloque representa un área del proyecto, y estos bloques están directamente relacionados con los bloques vecinos.

Con esta relación entre los bloques, es más fácil encontrar inconsistencias en el proyecto e identificar los impactos que los cambios en un área causan en áreas relacionadas.

La planificación del proyecto puede ocurrir con mayor participación de los involucrados y, para ello, basta con que todos discutan las ideas y pongan lo establecido en post-its, que se pegarán en el tablero, desde las justificaciones hasta los costos (13 bloques).

Estos 13 bloques se estructuran en 5 columnas fundamentales para un proyecto: «¿Por qué?», «¿Qué?», «¿Quién?», «¿Cómo?» y «¿Cuándo y cuánto?»

¿Por qué?

Esta columna está compuesta por los bloques de justificación, objetivos y beneficios. Al integrar los tres bloques en esta columna, es necesario que tengan sentido y respondan al motivo de realización del proyecto, aclarando su propósito.

Por ejemplo, en el proyecto de renovación estructural de un edificio comercial, una justificación puede ser que existen riesgos para la seguridad de los empleados debido a las condiciones en las que se encuentra. El objetivo específico podría ser reparar los daños estructurales antiguos y reemplazar los puntos deficientes por otros más seguros y modernos. Entre los beneficios, podríamos incluir la reducción de los riesgos de accidentes con los empleados y posibles demandas derivadas de dichas situaciones.

Las justificaciones deben presentar problemas a resolver con los objetivos. Con la realización del proyecto, es necesario contar con beneficios consistentes que resuelvan los problemas encontrados en las justificaciones. Si no es posible relacionar estos tres bloques, significa que existen inconsistencias en el motivo por el que realizaste tu proyecto.

¿Qué?

La columna «qué» se refiere a lo que se logrará en el proyecto. Está compuesto por los bloques de producto y requerimientos, y responde a lo que se hará a lo largo del proyecto o del producto que surgirá de su conclusión. Recuerda comprobar si los objetivos son coherentes con el producto generado y si cumple con las necesidades de los stakeholders.

¿Quién?

La columna «quién» está formada por las partes interesadas externas y el equipo. Responde quién está dentro del proyecto y quién aporta los subsidios para su realización.

Un proyecto lo llevan a cabo las personas. Es necesario garantizar que haya personas responsables de todas las actividades y que no haya brechas entre las cosas que deben hacerse y los recursos humanos necesarios para hacerlo.

¿Cómo?

La columna «cómo» no es más que el conjunto de bloques que detallan el trabajo que se realizará en el proyecto y en qué condiciones se producirá, casi como el alcance. Esta columna se compone del bloque de suposiciones, grupos de entrega y restricciones.

¿Cuándo y cuánto?

El mosaico de riesgo, escala de tiempo y costo conforman la columna cuándo y cuánto. Se trata de la columna de programación, que deja claro cuándo se entregará el proyecto y cuánto costará, además de los riesgos a los que está o estará expuesto el proyecto a lo largo de su ciclo de vida y que pueden alterar los plazos y presupuestos previstos.

Ventajas de usar Project Model Canvas:

• Facilita la comprensión del proyecto, ya que es un enfoque más colaborativo, donde el equipo participa en la construcción del plan pegando los post-its y ayudando a planificar el proyecto.
• Facilita la identificación de problemas, explicando visualmente la relación de dependencia entre las distintas áreas del proyecto. Esto le permite identificar problemas e inconsistencias mucho más rápidamente a la hora de planificar.
• Mejora de la comunicación entre los implicados en el proyecto, ya que permite un mejor entendimiento y diálogo con mayor prioridad entre los miembros del equipo del proyecto. Además, como el canvas puede estar expuesto y accesible para todo el mundo (gestión visual), es mucho más fácil para el equipo saber y recordar cuándo hay algún tipo de cambio en la planificación.
• Mayor objetividad a la hora de crear tareas, ya que la plantilla de tablero con post-its favorece esto, permitiendo moverlas fácilmente de una columna a otra o eliminarlas en caso de cambios en el proyecto.